Ekonomický informační systém SAP

Ekonomický informační systém SAP používá univerzita od roku 2004 (verze 4.6C) a od poloviny roku 2009 ve verzi ECC 6.0. Kromě naší univerzity používá tento systém dalších 5 veřejných vysokých škol v České republice, společně jsme pak všechny na základě uzavřené smlouvy členy sdružení bez právní subjektivity s názvem Koordinační centrum SAP VVŠ.

Počínaje 29. 7. 2013 je systém provozován vzdáleně na hardwarové infrastruktuře umístěné v prostorách Univerzity Palackého v Olomouci. Tento zcela ojedinělý způsob provozování ekonomického informačního systému je završením téměř dvouletého společného projektu nazvaného Housing systému SAP. Je přitom plně využita e-infrastruktura sdružení CESNET z.s.p.o. včetně datového úložiště v Plzni pro zálohy systému.

Systém je implementován v modulech

garant

útvar
FI Finanční účetnictví Ing. Monika Vašíková Ekonomický odbor
AM/IM Investiční majetek Ing. Jana Zábojníková Odbor investic a majetku
CO Controlling Kristýna Trlidová Ekonomický odbor
HR-PA Zpracování mezd Bc. Miroslava Kňourková Ekonomický odbor
HR-PD Personální administrace Ing. Renata Bartošová Personální odbor
SD Prodej Jana Kubíčková Ekonomický odbor
MM Materiálové hospodářství a nákup Ing. Pavla Dudová Ekonomický odbor
WF Workflow Mgr. Pavlína Michálková Centrum výpočetní techniky
BC Báze systému Mgr. Pavlína Michálková Centrum výpočetní techniky
a v doplňkových řešeních     
  Cestovní náhrady Ing. Iva Pospíšilová Ekonomický odbor
  Docházka Mgr. Pavlína Michálková Centrum výpočetní techniky
  Inventarizace majetku Ing. Jana Zábojníková Odbor investic a majetku
  Pracovnělékařské prohlídky Ing. Renata Bartošová Personální odbor

Uživatelé systému SAP

Uživatelů systému je na UTB přes 300 a jsou rozděleni na profesionální uživatele (zaměstnanci Ekonomického odboru, Personálního odboru, Odboru investic a majetku a Centra výpočetní techniky), klíčové uživatele (na základě návrhu tajemníka/vedoucího zaměstnance součásti jsou jmenováni kvestorem jako pracovníci poskytující základní servis a školení pro daný modul nebo doplňkové řešení v rámci své součásti) a koncové uživatele (zaměstnanci univerzity).

O založení nového uživatele systému (přidělení uživatelského jména, hesla a přístupových oprávnění) žádá výhradně tajemník/vedoucí zaměstnanec součásti. Stejným způsobem se postupuje při změnách (např. rolí a transakcí) u již založených uživatelů.

Přístup do systému

Uživatelé (zaměstnanci univerzity) přistupují do systému SAP z univerzitní (vnitřní) sítě prostřednictvím klienta na své pracovní stanici. Instalaci klienta včetně jeho dalších update/upgrade provádí technický pracovník příslušné součásti podle pokynů garanta BC.

Přístup do systému SAP z míst mimo univerzitní síť je zajištěn výhradně chráněným připojením; instalaci potřebných programů provádí garant BC. O realizaci takového připojení rozhoduje kvestor na základě žádosti zaměstnance schválené tajemníkem/vedoucím zaměstnancem příslušné součásti.

Školení, návody a příručky

Školení probíhá obvykle u nových uživatelů systému, obecně pak u všech po implementaci nových či změně stávajících funkcionalit systému a jako opakovací školení. Školení koncových uživatelů zabezpečují příslušní klíčoví uživatelé dané součásti. Garanti školí klíčové uživatele součástí a koncové uživatele, pokud není jmenován klíčový uživatel daného modulu nebo doplňkového řešení na součásti (týká se modulů HR-PA, HR-PD, SD, BC a doplňkového řešení Inventarizace majetku).

Návody a příručky jsou k dispozici v tzv. knihovně systému SAP (P:\UTB\SAP\knihovna).