Průvodce projektem
Výběr výzvy a hledání partnerů – Jak najít vhodnou výzvu a partnery?
Ověřte si podmínky výzvy. Pokud výzva nestanoví jinak, projekt podává konsorcium tvořené alespoň 3 institucemi ze 3 různých zemí. Způsobilost partnerů a podmínky financování se mohou lišit podle konkrétní výzvy. U většiny výzev jsou způsobilými zeměmi státy EU a země přidružené k programu. Výjimku představují například individuální granty, jako jsou ERC a MSCA.
Při čtení výzvy věnujte pozornost částem Scope a Expected outcomes. Právě zde najdete hlavní zaměření výzvy a očekávané výsledky projektu. Při přípravě návrhu se ujistěte, že váš projekt na tato očekávání jasně reaguje a pokrývá všechny relevantní požadavky výzvy.
Aktuální výzvy najdete na [EU Funding & Tenders Portal]. Výzvy můžete filtrovat podle programu, termínu uzávěrky nebo klíčových slov. Při hledání vhodné výzvy doporučujeme věnovat pozornost nejen tématu, ale také podmínkám účasti, typu financování a požadovanému složení konsorcia.
Hledáte partnery do konsorcia? Využít můžete sekci Partner Search Announcements na EU Funding & Tenders Portal, kde lze nabídnout vlastní expertízu nebo naopak hledat organizace se zkušenostmi a kompetencemi relevantními pro konkrétní výzvu.
Nezapomínejte na networking. Cenným zdrojem kontaktů jsou tematické burzy, matchmakingové akce a informační dny pro jednotlivé klastry programu Horizont Evropa. Pomoci vám mohou také CZELO – Česká styčná kancelář pro vzdělávání, výzkum a inovace v Bruselu a národní kontaktní pracovníci (NCPs) Technologického centra Praha.
Nevíte, kde začít nebo jak vhodnou výzvu najít? Obraťte se na Research & Grants Office. Pomůžeme vám s orientací ve výzvách, hledáním partnerů i dalšími kroky při přípravě projektového návrhu.
Příprava projektové žádosti – Jak připravit kvalitní projektovou žádost?
Myslete na obsah i formu. Projektová žádost musí být nejen vědecky kvalitní a přesvědčivá, ale také přehledná, srozumitelná a dobře strukturovaná. I velmi dobrý projekt může v konkurenci ostatních návrhů zaniknout, pokud je text příliš odborný, těžkopádný nebo nepřehledný. Snažte se proto svůj projekt představit jasně a přesvědčivě a ukázat, proč si zaslouží podporu.
Přizpůsobte rozpočet typu financování. Evropské granty mohou využívat různé způsoby financování, například lump sum, actual costs nebo unit costs. U lump sum je důležité věnovat dostatečnou pozornost přípravě a zdůvodnění rozpočtu v projektovém návrhu, přičemž skutečné náklady se následně standardně nevykazují jako u režimu actual costs. U actual costs je naopak nutné průběžně vykazovat skutečně vynaložené způsobilé náklady. Unit costs jsou založeny na předem stanovených jednotkových sazbách a využívají se například u některých akcí MSCA. Před přípravou rozpočtu si proto vždy ověřte pravidla financování konkrétní výzvy.
Myslete na budoucí vývoj nákladů. Při sestavování rozpočtu nepracujte pouze s cenami platnými v době přípravy návrhu. Zohledněte také předpokládaný růst mezd, cen služeb a materiálu, inflaci nebo případné náklady spojené s auditem či Certificate on the Financial Statements.
Nezapomeňte na etickou a genderovou dimenzi. U relevantních výzev je třeba v projektovém návrhu věnovat pozornost také etickým otázkám a genderové dimenzi výzkumu. Pokud je genderová dimenze pro váš projekt relevantní, popište, jak se promítá do výzkumného záměru, metod nebo očekávaných výsledků. Pokud relevantní není, je vhodné tuto skutečnost jasně zdůvodnit. Konkrétní požadavky se vždy řídí pravidly dané výzvy.
Nenechávejte odeslání žádosti na poslední chvíli. Projektovou žádost nahrajte do systému s dostatečným předstihem. V posledních hodinách před uzávěrkou může dojít k technickým problémům nebo k přetížení systému a po uplynutí termínu již nemusí být možné žádost odeslat. Předčasné nahrání vám navíc umožní žádost dále kontrolovat, doplňovat a upravovat až do uzávěrky.
Hodnocení žádosti – Jak probíhá hodnocení projektové žádosti?
Projektové žádosti se hodnotí podle tří hlavních kritérií: Excellence, Impact a Quality and efficiency of the implementation. U standardních výzev je každé kritérium hodnoceno na škále 0–5 bodů. Pro splnění prahových hodnot je zpravidla nutné získat alespoň 3 body z 5 v každém kritériu a celkem minimálně 10 bodů z 15. Konkrétní pravidla se však mohou lišit podle typu výzvy, proto vždy ověřte podmínky v jejím zadání.
Excellence (excelence) posuzuje kvalitu a ambicióznost projektového záměru, jasnost stanovených cílů a vhodnost navržené metodologie. Impact (dopad) se zaměřuje na očekávané výsledky projektu a jeho potenciál přispět k naplnění cílů výzvy, včetně širších společenských, ekonomických nebo jiných relevantních dopadů. Quality and efficiency of the implementation (kvalita a efektivita implementace) hodnotí, zda je projekt realisticky naplánován, zda je navržený postup proveditelný, zda odpovídá kapacitám řešitelského týmu a zda jsou vhodně nastaveny jednotlivé úkoly, zdroje a časový plán.
Rozpočet není samostatným bodovaným hodnoticím kritériem, jeho kvalita je však pro projekt zásadní. Hodnotitelé posuzují, zda jsou navržené náklady přiměřené plánovaným aktivitám a odpovídají potřebám projektu. V odůvodněných případech může být rozpočet upraven či krácen.
Realizace schváleného projektu – Co vás čeká po schválení projektu?
Schválením projektu práce nekončí. Po úspěšném hodnocení následuje příprava a podpis Grant Agreement, který stanovuje podmínky realizace projektu, jeho délku, rozpočet, výši podpory, plánované aktivity a práva a povinnosti jednotlivých partnerů. Před zahájením projektu si proto pečlivě projděte jeho podmínky a ujistěte se, že jim rozumí všichni členové řešitelského týmu.
Uzavřete konsorciální smlouvu. U projektů realizovaných konsorciem je vhodné ještě před zahájením projektu upravit vzájemné vztahy mezi partnery prostřednictvím Consortium Agreement. Smlouva doplňuje pravidla stanovená Grant Agreement a upravuje například rozdělení úkolů a odpovědností, rozhodovací procesy, finanční a administrativní otázky, nakládání s duševním vlastnictvím nebo přístup k výsledkům projektu. Její konkrétní podoba závisí na charakteru projektu a dohodě mezi partnery.
Průběžně sledujte plnění projektu. Během realizace je potřeba průběžně sledovat plnění naplánovaných aktivit, milníků, výstupů a dalších závazků. Tyto informace se zaznamenávají do systému Funding & Tenders Portal v rámci průběžného reportingu.
Nezapomínejte na reporting a finanční řízení. Projektový koordinátor předkládá za konsorcium pravidelné technické a finanční zprávy. Finanční část obsahuje údaje o způsobilých nákladech jednotlivých partnerů a v případech stanovených pravidly také Certificate on the Financial Statements. Přesný harmonogram a rozsah reportingu se řídí konkrétním Grant Agreement.
Změny řešte včas. Pokud se během realizace objeví potřeba významně změnit například harmonogram, rozpočet, složení konsorcia nebo jiné části Grant Agreement, může být nutné požádat o jeho změnu (amendment). Změny je proto vhodné řešit s koordinátorem a poskytovatelem podpory co nejdříve a vždy podle pravidel konkrétního projektu.
Komunikujte o projektu a jeho výsledcích. Komunikace není pouze aktivitou na konci projektu. Evropská komise očekává, že projekty budou své aktivity a výsledky průběžně komunikovat relevantním cílovým skupinám a zároveň vhodným způsobem uvádět, že projekt získal podporu EU. Konkrétní požadavky se řídí Grant Agreement a pravidly daného programu.
Myslete na využití výsledků už během realizace. Výsledky projektu je potřeba nejen zveřejnit, ale podle charakteru projektu také aktivně šířit, sdílet s relevantními skupinami a hledat možnosti jejich dalšího využití. Evropská komise rozlišuje zejména communication, dissemination a exploitation – tedy komunikaci projektu, šíření výsledků a jejich další využití.