Ekonomický informační systém SAP
Ekonomický informační systém SAP používá univerzita od roku 2004 (verze 4.6C) a od poloviny roku 2009 ve verzi ECC 6.0. Kromě naší univerzity používá tento systém dalších 5 veřejných vysokých škol v České republice, společně jsme pak všechny na základě uzavřené smlouvy členy sdružení bez právní subjektivity s názvem Koordinační centrum SAP VVŠ.
Počínaje 29. 7. 2013 je systém provozován vzdáleně na hardwarové infrastruktuře umístěné v prostorách Univerzity Palackého v Olomouci. Tento zcela ojedinělý způsob provozování ekonomického informačního systému je završením téměř dvouletého společného projektu nazvaného Housing systému SAP. Je přitom plně využita e-infrastruktura sdružení CESNET z.s.p.o. včetně datového úložiště v Plzni pro zálohy systému.
| Systém je implementován v modulech | garant z útvaru | |
|---|---|---|
| FI | Finanční účetnictví | Ekonomický odbor |
| AM/IM | Investiční majetek | Odbor investic a majetku |
| CO | Controlling | Ekonomický odbor |
| HR-PA | Zpracování mezd | Ekonomický odbor |
| HR-PD | Personální administrace | Personální odbor |
| SD | Prodej | Ekonomický odbor |
| MM | Materiálové hospodářství a nákup | Ekonomický odbor |
| WF | Workflow | Centrum výpočetní techniky |
| BC | Báze systému | Centrum výpočetní techniky |
| Systém je implementován v doplňkových řešeních | garant z útvaru |
|---|---|
| Cestovní náhrady | Ekonomický odbor |
| Docházka | Centrum výpočetní techniky |
| Inventarizace majetku | Odbor investic a majetku |
| Pracovnělékařské prohlídky | Personální odbor |
Uživatelé systému SAP
Uživatelů systému je na UTB přes 300 a jsou rozděleni na profesionální uživatele (zaměstnanci Ekonomického odboru, Personálního odboru, Odboru investic a majetku a Centra výpočetní techniky), klíčové uživatele (na základě návrhu tajemníka/vedoucího zaměstnance součásti jsou jmenováni kvestorem jako pracovníci poskytující základní servis a školení pro daný modul nebo doplňkové řešení v rámci své součásti) a koncové uživatele (zaměstnanci univerzity).
O založení nového uživatele systému (přidělení uživatelského jména, hesla a přístupových oprávnění) žádá výhradně tajemník/vedoucí zaměstnanec součásti. Stejným způsobem se postupuje při změnách (např. rolí a transakcí) u již založených uživatelů.
Přístup do systému
Uživatelé (zaměstnanci univerzity) přistupují do systému SAP z univerzitní (vnitřní) sítě prostřednictvím klienta na své pracovní stanici. Instalaci klienta včetně jeho dalších update/upgrade provádí technický pracovník příslušné součásti podle pokynů garanta BC.
Přístup do systému SAP z míst mimo univerzitní síť je zajištěn výhradně chráněným připojením; instalaci potřebných programů provádí garant BC. O realizaci takového připojení rozhoduje kvestor na základě žádosti zaměstnance schválené tajemníkem/vedoucím zaměstnancem příslušné součásti.
Školení, návody a příručky
Školení probíhá obvykle u nových uživatelů systému, obecně pak u všech po implementaci nových či změně stávajících funkcionalit systému a jako opakovací školení. Školení koncových uživatelů zabezpečují příslušní klíčoví uživatelé dané součásti. Garanti školí klíčové uživatele součástí a koncové uživatele, pokud není jmenován klíčový uživatel daného modulu nebo doplňkového řešení na součásti (týká se modulů HR-PA, HR-PD, SD, BC a doplňkového řešení Inventarizace majetku).
Návody a příručky jsou k dispozici v tzv. knihovně systému SAP (P:\UTB\SAP\knihovna).