Univerzita Tomáše Bati ve Zlíně

Otevřít navigaci

Zaměstnanec

E-Spis – Spisová služba

Univerzita Tomáše Bati ve Zlíně je dle ustanovení §63 odst. 3 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů, povinna vykonávat spisovou službu v elektronickém systému spisové služby, v kterém probíhá evidence veškerých dokumentů, tj. písemných, obrazových, zvukových, digitálních a jiných záznamů vzniklých nebo vyřízených na UTB, a to po celý životní cyklus každého dokumentu, tzn. od jeho vzniku (doručení nebo vyhotovení) až po vyřazení ve skartačním řízení. Univerzita v souladu se zákonem a vyhláškou č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů, od poloviny roku 2019 využívá aplikaci e-Spis, která nahradila doposud užívaný elektronický prostředek Spisovka3.

Na této stránce najdete přehledně na jednom místě všechny potřebné informace pro práci s e-Spisem.


Žádost o přidělení uživatelské role v e-Spis a helpdesk:

Pro přidělení uživatelských rolí nebo jejich změnu je k dispozici formulář Žádost o přístup do e-Spis. Po vyplnění základních údajů v bodech 1, 2, 3 a event. 4 zašlete žádost na e-mailovou adresu rt-espis@utb.cz. Po kontrole zadaných údajů (správné zařazení zaměstnance v organizační struktuře HR SAP), doplnění bodu 5 a potvrzení žádosti bude uživateli umožněn přístup do aplikace.

Pokud máte problém s e-Spisem a nevíte si rady, použijte prosím náš helpdeskový systém. O Vašem problému se tak dozvíme rychleji, bude systémem zaznamenán, a to včetně průběhu jeho řešení. E-mailová adresa je stejná, tedy rt-espis@utb.cz.


  1. Podporované verze internetových prohlížečů
    Aplikace e-Spis komunikuje s uživatelem prostřednictvím webového rozhraní. Pro bezproblémovou funkčnost je tedy nutné použít některý z podporovaných internetových prohlížečů v OS Windows 10, což jsou 32bit MS Internet Explorer a Mozilla Firefox pro OS Windows. Mozilla Firefox v 64bit verzi také funguje bez problémů. Žádné jiné internetové prohlížeče nejsou podporovány, proto je pro práci s aplikací e-Spis prosím NEPOUŽÍVEJTE.
  2. URL adresy aplikace
    Dostupná je produkční (ostrá) verze aplikace i školící (testovací) verze. Testovací verze e-Spis zůstane i nadále v provozu paralelně s produkční verzí aplikace. V testovací verzi je možné si vyzkoušet jakékoliv úkony nebo postupy, se kterými si uživatel není jistý v produkční verzi.

    Produkční verze má modrý vzhled, zatímco pro testovací verzi je typické oranžové pracovní prostředí.

    URL adresa produkční (ostré) verze aplikace e-Spis: https://espis.utb.cz nebo zde (dojde k přesměrování z URL adresy zadané výše): https://espis.utb.cz/prod/xervlet/sps/index

    URL adresa školící (testovací) verze aplikace e-Spis: https://espis-test.utb.cz/skol/ nebo zde (dojde k přesměrování z URL adresy zadané výše): https://espis-test.utb.cz/skol/xervlet/sps/index

  3. Přístup (přihlášení) do aplikace
    Ověřování uživatele v aplikaci e-Spis probíhá stejně jako u většiny univerzitních informačních systémů – vůči Active Directory (AD). Uživatelské jméno a heslo pro přihlášení do aplikace e-Spis je stejné jako do počítačové sítě UTB a portálu IS/STAG.

    Do aplikace e-Spis je možno přistupovat i vzdáleně mimo počítačovou síť UTB (např. připojení z domova, z místa pracovní cesty apod.) prostřednictvím VPN.


Pro potřeby uživatelů jsou k dispozici uživatelské příručky pro práci v aplikaci e-Spis:

Ve složce S:\\common\UTB\ESPIS\Fonty k sablonam najdete také fonty pro šablony dopisu používané v rámci e-Spis. Pokud je nemáte nahrané ve svém PC, případně notebooku, tak je můžete získat právě tam. IT technici jednotlivých součástí dostali instrukce, jak jejich nahrání zajistit i jinou cestou.

Vedle těchto příruček je možné použít také obsáhlou online nápovědu, která je dostupná přímo v aplikaci e-Spis pod ikonou otazníku (nachází se v hlavním panelu nahoře vpravo).


  1. Převzetí a předání dokumentu
    převzetí dokumentu s ČJ a bez ČJ, odmítnutí dokumentu, zaevidování převzatého dokumentu, zrušení neevidovaného dokumentu, předání dokumentu k vyřízení/posouzení/schválení jinému uživateli a více uživatelům, dokument na vědomí oběhovou kopií
  2. Vytvořený analogový dokument odesílaný poštou a osobně
    založení analogového dokumentu, výběr nebo vytvoření adresáta/adresátů, vytvoření dokumentu s pomocí šablony, tisk obálky/štítku, odeslání, vyřízení dokumentu
  3. Vytvořený elektronický dokument odesílaný DS a e-mailem
    založení elektronického dokumentu, výběr adresáta/adresátů s DS nebo e-mailem, vytvoření adresáta s e-mailem, vytvoření dokumentu s pomocí šablony, vložení příloh, konverze, podepisování, odeslání, doručenka, vyřízení dokumentu
  4. Odpověď na doručený dokument a práce se spisem
    odpověď na doručený dokument – založení spisu, úprava údajů spisu, založení spisu nad dokumentem, vložení dokumentu do spisu, vytvoření dokumentu ve spisu, vyjmutí dokumentu ze spisu, předání spisu jinému uživateli, uzavření spisu, sběrný arch a spisová obálka
  5. Hromadné odesílání a distribuční seznam
    hromadné odeslání jedné zásilky (1 ČJ) více adresátům poštou/osobně/DS/e-mailem postupným vybráním z číselníku (adresáře) nebo vytvořením adresátů, vytvoření distribučního seznamu, vkládání subjektů do distribučního seznamu z číselníku, vkládání nových (vytvoření) subjektů do distribučního seznamu, odebrání subjektu z distribučního seznamu, nastavení přístupu jiným uživatelům k distribučnímu seznamu, úpravy, kopírování a zrušení distribučního seznamu, odeslání zásilky pomocí distribučního seznamu poštou/osobně/DS/emailem
  6. Registratury
    Vytvoření registratury, založení dokumentu v registratuře, vložení dokumentu/spisu do registratury, odstranění objektu z registratury, úprava a zrušení registratury
  7. Interní dokument
    Vytvoření vlastního interního dokumentu s vytvořením souboru nad šablonou nebo vložením souboru, popis postupu při schvalování žádosti o specifické posouzení postupů u veřejné zakázky v malém rozsahu
  8. Zaevidování přijatého dokumentu uživatelem
    Zaevidování elektronického dokumentu doručeného na pracovní e-mailovou adresu, zaevidování listinného dokumentu předaného zaměstnanci osobně mimo podatelnu
  9. Smlouvy
    Evidence a oběh smluv v rámci e-spis:

    • podepsané listinné smlouvy, které jsou na UTB doručeny poštou nebo osobně,
    • elektronické smlouvy s připojeným el. podpisem, které druhá smluvní strana zasílá na UTB datovou schránkou,
    • elektronické smlouvy s připojeným el. podpisem, které druhá smluvní strana zasílá na UTB e-mailem,
    • smlouvy, které jsou součástí spisu veřejné zakázky.
  10. Avíza
    Avízo = upozornění, které e-mailem informuje uživatele o obsahových změnách v e-spis: funkce, aktivace, deaktivace

Fakulty a součásti

Zavřít